Suivez le sommaire à gauche, dans l'ordre — matériel, finances, budget, stocks, partenariats et rapports pour le conseil de gestion.
LOGES Public gère le matériel et les finances de base d'un établissement scolaire public (CEM, Lycée) : inventaire, recettes, dépenses, budget, stocks et partenariats. Tant qu'il n'est pas activé, l'écran « Activation requise » occupe toute la fenêtre.
Deux champs : Clé de licence (se met en forme automatiquement, ex. LOGU-XXXX-XXXX-XXXX) et Nom de l'établissement (ex. « Lycée Moderne de Louga »).
Si la clé correspond à une licence hors-ligne reconnue, le nom de l'établissement se remplit et se verrouille automatiquement, avec la mention « 🔒 Établissement identifié par la clé — non modifiable ».
Bouton « Activer LOGES » (« Vérification en cours... » pendant la validation). Un avertissement rappelle que la clé est réservée à cet établissement : toute utilisation ailleurs bloque automatiquement l'installation fautive.
Un écran « Accès bloqué » peut apparaître (clé déjà utilisée par un autre établissement) avec un bouton « Vérifier à nouveau » et le contact de l'éditeur : 77 158 89 03.
Onglet Paramètres — à régler avant de commencer la saisie réelle.
Champ « Nom de l'établissement » — verrouillé si une licence hors-ligne est active. Bouton « Enregistrer ».
Champs « Inspection d'Académie (IA) » et « Inspection de l'Éducation et de la Formation (IEF) » — repris automatiquement en en-tête/pied de page de tous les documents exportés.
Champ « Nombre d'élèves inscrits » — sert de base à des calculs automatiques de dépense au prorata de l'effectif (assurance, affiliation sportive...), utilisés à l'étape Finances.
Champ « Mot de passe » — protège les feuilles Excel exportées. Un mot de passe par défaut existe si ce champ est laissé vide.
C'est la page d'accueil de LOGES une fois activé — le meilleur point de repère avant d'entrer dans chaque module.
Cinq tuiles : Matériel enregistré, Recettes, Dépenses, Solde caisse, Solde banque.
Recettes/dépenses cumulées, trésorerie cumulée, dépenses par catégorie, budget prévu vs réalisé par rubrique, matériel par catégorie/état, couverture des stocks, partenariats par type.
Cinq raccourcis directs : Nouvelle recette, Nouvelle dépense, Nouveau matériel, Mouvement de stock, Nouveau partenariat.
Onglet Matériel. Catégories : Patrimoine (bâtiments, terrains), Équipements, Mobilier, Matériel informatique, Ressources pédagogiques, Autre. États : Bon état, À réparer, Hors service.
Icône + (« Ajouter un matériel ») → volet « Nouveau matériel » : Catégorie, Désignation, Quantité, Emplacement/affectation, État, Mode d'acquisition (Achat, Prêt, Dotation, Don — chacun avec son propre champ : Fournisseur, Prêté par, Organisme dotateur, Donateur), Date d'acquisition, Notes. Bouton Ajouter.
Icône Historique sur chaque ligne, deux onglets : Mouvements (Entrée — augmente la quantité et crée une dépense liée ; Sortie — diminue la quantité, sans dépense ; Affectation — change seulement l'emplacement) et Maintenance (Date, Coût, Compte débité, Description — crée une dépense sous « Entretien / Réparations »).
Une entrée de matériel avec un prix unitaire crée automatiquement la dépense correspondante dans le module Finances — pas besoin de la ressaisir manuellement.
Onglet Finances. Deux boutons + distincts : « Enregistrer une recette » et « Enregistrer une dépense ».
Sept sources officielles pré-configurées : Frais d'inscription, Contribution des partenaires, Contribution des collectivités locales, Produits des manifestations socioculturelles, Location d'infrastructures et d'équipements, Subventions, Dons et legs.
Choisissez d'abord une Rubrique (R1 à R9, ex. « R1 — Activités pédagogiques et éducatives »), puis un Poste à l'intérieur. Icône + pour ajouter une rubrique, icône engrenage pour gérer les postes.
Pour certains postes réglementaires (Assurance des élèves, Affiliation sport scolaire, AS élèves inscrits, CAOSP, IME santé des élèves), un bouton en pointillés « Remplir avec l'effectif (N élèves × tarif) » calcule directement le montant à partir du nombre d'élèves saisi en Paramètres.
Quantité/Prix unitaire (calcule le montant), Montant total (FCFA), Compte (Caisse / Banque), Moyen (Espèces, Mobile money, Chèque, Virement), Date, N° de pièce justificative, Note. Une dépense peut aussi être « Financée par (recette) » pour la rattacher à une enveloppe précise.
Filtres Toutes / Recettes / Dépenses, plage de dates (Du/Au), recherche, puis export PDF/Excel du résultat filtré.
Onglet Budget — compare ce qui était prévu à ce qui a été réellement encaissé/dépensé.
Cliquez une cellule « Prévu » pour saisir le montant budgété d'une source de recette ou d'une rubrique de dépense.
Recettes (Source, Prévu, Réalisé, Exécution %, Engagé, Disponible) et Dépenses par rubrique (R1 à R9, avec sous-totaux et barres d'exécution).
Cinq tuiles en haut de page : Prévu recettes, Prévu dépenses, Solde prévisionnel, Exécution recettes, Exécution dépenses.
Onglet Stocks — à ne pas confondre avec Matériel : ici, ce sont les consommables (craie, papier, encre, produits d'entretien, denrées de cantine...). Une liste de 24 articles courants est proposée, plus « Autre (à préciser)... ».
Nomenclature, Unité (optionnel), Prévision de consommation, Disponible au départ, Observations.
Filtres Tous / Manquant / Couvert — « Manquant » signifie que la consommation prévue dépasse la quantité disponible.
Achat (augmente le stock, crée une dépense), Consommation (diminue le stock, pas de dépense), Ajustement d'inventaire (correction manuelle, pas de dépense).
Onglet Partenariats — un suivi indépendant, non relié aux mouvements financiers. Types : Collectivité locale, Mécène, Autre.
Nom du partenaire, Type, Domaine d'intervention, Réalisation, Commentaire.
L'icône cloche dans l'en-tête (badge avec le nombre de points à surveiller) ouvre la page Alertes — elle ne figure pas dans les onglets principaux, volontairement, pour rester discrète tant que tout va bien.
Équipements « À réparer » ou « Hors service ».
Articles dont la consommation prévue dépasse le disponible.
Une rubrique dont le réalisé dépasse le prévu.
Caisse ou banque en solde négatif.
Cliquer une alerte ouvre directement le module concerné — inutile de la rechercher manuellement.
Onglet Rapports — pensé pour le Conseil de gestion. Six documents, chacun dans son propre onglet : État financier, Grand livre, État d'inventaire, Synthèse budgétaire, État des stocks, Partenariats.
Chaque rapport s'exporte en 4 formats : texte, CSV brut, PDF ou Excel.
Les exports Excel sont protégés par le mot de passe défini en Paramètres (ou loges-public par défaut). Pour le retirer : dans Excel, « Révision → Ôter la protection de la feuille ».
Les mêmes boutons PDF/Excel sont aussi disponibles directement en haut de chaque module (Matériel, Finances, Budget, Stocks, Partenariats) pour exporter uniquement ce que vous avez sous les yeux, filtres compris.
Sélecteur d'année scolaire dans l'en-tête, avec un bouton « + » (« Ajouter l'année scolaire suivante »). L'année active se cale automatiquement sur le calendrier scolaire sénégalais (octobre à septembre).
À la création d'une nouvelle année, une ligne « Report de l'année précédente » apparaît automatiquement dans les recettes du Budget : elle reprend le solde réel (caisse + banque) de l'année précédente. Ce n'est pas une erreur — c'est voulu, mais utile à savoir avant de s'interroger dessus.
Onglet Paramètres → Sauvegarde & restauration et section Données de démonstration.
Bouton « Créer une sauvegarde » — enregistre un fichier .sqlite3 (nom par défaut loges-sauvegarde-AAAA-MM-JJ.sqlite3).
Bouton « Restaurer une sauvegarde » — sélectionnez le fichier .sqlite3/.db. Une confirmation prévient que les données actuelles seront remplacées et que l'application va redémarrer.
Bouton « Charger des données de démonstration » — ajoute un jeu de données réaliste pour s'entraîner, sans effacer ce qui existe déjà.
Une fois la formation terminée, bouton « Effacer toutes les données » (zone « Avant de commencer la saisie réelle ») — irréversible, demande de taper « EFFACER » pour confirmer.
L'enchaînement type pour un intendant ou un gestionnaire qui découvre LOGES Public.
Clé, nom de l'établissement, IA/IEF, effectif d'élèves (étapes 1-2).
Charger les données de démo (étape 12) pour explorer chaque module sans risque, puis les effacer avant la vraie saisie.
Saisir le matériel existant (étape 4) — bâtiments, mobilier, informatique — avec leur état réel.
Enregistrer les frais d'inscription perçus (étape 5), puis fixer le prévisionnel de l'année par rubrique (étape 6).
Chaque dépense classée par Rubrique/Poste, avec le remplissage automatique au prorata de l'effectif pour les postes réglementaires.
Suivre la craie, les fournitures et la cantine (étape 7) ; enregistrer les collectivités locales et mécènes qui soutiennent l'établissement (étape 8).
Consulter la cloche d'alertes (étape 9) régulièrement — équipements à réparer, stock manquant, ligne budgétaire dépassée, solde négatif.
En fin de trimestre ou d'année, générer État financier et Synthèse budgétaire (étape 10) pour présentation au Conseil de gestion.
Créer l'année suivante (étape 11) — le solde de caisse et de banque se reporte automatiquement en recette d'ouverture.
Restaurez une sauvegarde antérieure depuis Paramètres → Sauvegarde & restauration — d'où l'intérêt de créer une sauvegarde régulièrement, surtout avant une opération importante.
Dans Paramètres, champ « Mot de passe » de la carte « Protection des exports Excel ». Sans mot de passe défini, LOGES utilise loges-public par défaut.
Une licence hors-ligne perpétuelle lie le nom de l'établissement à la clé activée, pour empêcher qu'une même licence serve à un autre établissement.
Oui — bouton « Charger des données de démonstration » en Paramètres. Effacez-les ensuite avec « Effacer toutes les données » avant de commencer la vraie saisie.
C'est automatique : LOGES reporte le solde réel (caisse + banque) de l'année précédente comme recette d'ouverture de la nouvelle année.
L'équipe PILOTES reste disponible pour vous accompagner, même après la formation.
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